Contrato y anticipo para un proyecto de diseño web freelance

Un contrato de diseño web freelance no necesita ser un documento legal de veinte páginas: necesita dejar por escrito qué vas a entregar, en cuántas rondas, con qué contenido, en qué plazos, cuánto cuesta, cuándo se paga y qué pasa si algo se cae. Con eso —dos o tres páginas en un lenguaje que el cliente entienda, firmadas por mail o con firma digital, más un anticipo antes de empezar— se evita la enorme mayoría de los conflictos de un proyecto web. No lo firmás porque desconfíes del cliente: lo firmás para que los dos estén acordándose de lo mismo dentro de dos meses.

Por qué el problema casi nunca es legal

Cuando un proyecto se pudre, rarísima vez es porque alguien quiso estafar a alguien. Es porque dos personas entendieron cosas distintas y ninguna lo escribió.

El cliente pensaba que "el sitio" incluía cargar sus doscientos productos. Vos pensabas que incluía dejar el CMS armado. El cliente pensaba que las revisiones eran hasta que él estuviera contento. Vos pensabas que eran dos. Ninguno mintió: hablaron de un proyecto sin haberlo definido.

Por eso el contrato sirve incluso si nunca lo vas a usar en un juicio —y no lo vas a usar—. Su valor real es el día que el cliente pide algo que no estaba, vos abrís el documento y decís "esto lo podemos hacer, está fuera de lo acordado, lo cotizo aparte". Sin documento, esa frase suena a capricho. Con documento, suena a proceso.

Las diez cosas que sí o sí tienen que estar

1. Las partes y el proyecto

Quién le hace qué a quién. Nombre completo o razón social de las dos partes, y una línea que diga qué es esto: "diseño y desarrollo del sitio web de [negocio]".

2. El alcance, en positivo y en negativo

La cláusula más importante del documento. Listá qué incluye: cantidad de páginas o secciones, plataforma, si hay CMS, si hay formularios, si hay integraciones, si incluye versión mobile (sí, escribilo), si incluye la puesta online.

Y después listá qué no incluye. Esta parte se saltea siempre y es la que más te salva: redacción de textos, producción de fotos, logo o identidad, traducciones, carga masiva de contenido, campañas, mantenimiento posterior. Nada de eso está mal cobrarlo; lo que está mal es que se dé por incluido en silencio.

3. Las rondas de revisión

Un número. "Dos rondas de revisión sobre el diseño y una sobre el sitio implementado. Cada ronda adicional se cotiza aparte."

Y una definición de qué es una ronda, porque acá está la trampa: una ronda es un conjunto de comentarios consolidados, no una semana de mensajes sueltos. Escribilo así y acabás de eliminar el problema más común de tu vida laboral.

4. Quién entrega el contenido, y para cuándo

Textos, fotos, logos, accesos. Con fecha. Y con la consecuencia escrita: si el contenido no llega en esa fecha, el plazo de entrega se corre en la misma medida.

Sin esta cláusula, el proyecto se atrasa por el cliente y el que queda mal sos vos.

5. Los plazos

Fechas atadas a hitos, no una fecha única final: entrega de diseño, devolución del cliente, implementación, revisión, publicación. Y siempre en formato "X días hábiles desde que recibo Y", nunca en fechas absolutas que dependen de que el cliente conteste a tiempo.

6. El precio y la forma de pago

El número total, la moneda, y el cronograma. El esquema estándar y el que menos discusiones genera es un anticipo para empezar, un pago intermedio contra la aprobación del diseño, y el saldo antes de publicar.

Aclaralo: el sitio se publica cuando está pago. No es una amenaza, es la práctica normal en el rubro y evita la única situación verdaderamente incómoda de este trabajo.

7. Qué pasa si el proyecto se frena

Dos casos, los dos escritos: si el cliente cancela, el anticipo no se devuelve y se factura el trabajo hecho hasta ese punto. Si el cliente desaparece —definilo: por ejemplo, sin respuesta durante treinta días— el proyecto se da por pausado y retomarlo puede implicar una recotización.

Suena duro escribirlo y es lo que evita que un proyecto quede seis meses en el limbo ocupando tu cabeza.

8. Propiedad y licencias

Cuando el proyecto está pago, el cliente es dueño del diseño final y del sitio. Vos conservás dos cosas: el derecho a mostrarlo en tu portfolio (importantísimo, y pedilo siempre) y la propiedad de tus componentes, plantillas y sistemas internos, que no se transfieren con el proyecto.

Aparte, aclará qué es de terceros: tipografías, fotos de banco, plugins. Las licencias las paga el cliente y quedan a su nombre. Si eso no está escrito, el día que una licencia venza el problema aparece en tu teléfono.

9. Qué pasa después de publicar

Definí una ventana de garantía: por ejemplo, treinta días para corregir errores de lo que vos hiciste, sin cargo. Y dejá claro que corregir un error no es lo mismo que agregar algo nuevo. Cambios posteriores, mantenimiento y contenido nuevo son otro servicio.

10. Comunicación

Un canal y un horario. "La comunicación del proyecto va por mail; los mensajes fuera de horario laboral se responden al día siguiente." Parece un detalle menor hasta la primera vez que te escriben un domingo a las once de la noche.

El anticipo: cómo pedirlo sin sentir que estás pidiendo un favor

El anticipo no es una garantía contra el cliente: es lo que convierte una intención en un proyecto agendado. Mientras no hay anticipo, no hay lugar reservado en tu calendario, y eso es literalmente cierto.

Lo que hace incómodo el pedido es pedirlo como si fuera una excepción. Dicho como parte del proceso, no genera ninguna resistencia:

"Perfecto. Te mando el contrato y la factura del anticipo. Cuando entran, reservo la semana del 12 y arrancamos."

Tres cosas que ayudan:

• Que aparezca en la propuesta, no después de la aceptación. Si el cronograma de pagos ya estaba en el documento que aprobó, no hay nada nuevo que negociar.
• Que el anticipo desbloquee algo visible. Reservar la fecha, abrir el proyecto, mandar el cuestionario inicial. El cliente ve que pagar mueve el proyecto.
• Que no dependas de él para comer este mes. Se nota, y desde ahí se negocia mal.

Si un cliente se niega de plano a pagar cualquier anticipo, tenés un dato: para él, tu tiempo todavía no vale nada. Conviene saberlo antes de las cien horas y no después.

"¿Y si el cliente no quiere firmar nada?"

Pasa, sobre todo con negocios chicos donde la palabra "contrato" suena a abogado y a problema. Tres salidas, en orden:

Cambiale el nombre. Llamalo "acuerdo de trabajo" o directamente "resumen del proyecto". El mismo contenido, sin la palabra que asusta.

Mandalo como mail. Un mail con el alcance, las rondas, el contenido, los plazos, el precio y la forma de pago, terminado con "si estás de acuerdo, respondeme confirmando y arrancamos". Un mail respondido con un "de acuerdo" es un acuerdo por escrito. No es lo mismo que un contrato firmado, pero es infinitamente mejor que nada.

Si aun así no quiere dejar nada escrito, no tomes el proyecto. No por miedo legal: porque alguien que se niega a definir el trabajo antes de empezar es alguien que va a redefinirlo cada semana.

Errores frecuentes

• Copiar un contrato en inglés de otro país y no leerlo. Las cláusulas de fondo se parecen, pero termina hablando de jurisdicciones y figuras que no aplican, y el cliente lo nota.
• Escribirlo en jerga legal. Un contrato que el cliente no entiende no lo protege a él ni a vos: solo garantiza que nadie lo lea.
• Dejar el alcance en adjetivos. "Un sitio moderno y completo" no es alcance. Cantidades, nombres de secciones, sí o no.
• No fechar el contenido. Es la causa número uno de proyectos eternos.
• Firmarlo después de empezar. El contrato firmado a mitad de camino sirve para la mitad que queda.

Y una recomendación que no es legal sino práctica: hacete una versión propia del documento, guardala como plantilla y cambiale solo el alcance y los números en cada proyecto. Un contrato que tenés que reescribir cada vez es un contrato que vas a terminar no mandando.

Empezá por el mail

Si hoy no tenés nada, no arranques buscando un modelo perfecto. Escribí el mail de los siete puntos —alcance, exclusiones, rondas, contenido, plazos, precio, forma de pago— y mandalo en tu próxima propuesta. Con eso solo ya estás por encima de la mayoría, y el documento formal lo armás después sobre esa misma base.

En Akila Web Campus esta parte no la resolvés a ciegas: en la comunidad podés preguntar cómo redactar una cláusula concreta a gente que ya pasó por el mismo problema, y el módulo de comunicación con el cliente cubre cómo presentar el contrato y el anticipo sin que la conversación se ponga rara. Si querés ver el resto, la puerta de entrada está en el campus.